Office 365 ili Google Workspace za firmu – šta je jeftinije i praktičnije

Skoro svaka firma koja prelazi sa lokalnog mejl servera ili besplatnog Gmail naloga na ozbiljno poslovno rešenje dođe do iste dileme: Office 365 (Microsoft 365) ili Google Workspace. Odgovor ne zavisi od toga koji je „bolji“ u apsolutnom smislu, nego od toga kako vaši ljudi već rade.

Šta dobijate sa Microsoft 365

Microsoft 365 Business paketi donose Outlook poslovni mejl, Word/Excel/PowerPoint (online i desktop verzije zavisno od plana), Teams za sastanke i chat, OneDrive i SharePoint za fajlove, i sve to na vašem domenu (ime@vašafirma.rs).

Najveći argument za M365: ako vaše knjigovodstvo, faktura ili poslovni program izvoze podatke u Excel, ako je firma navikla na Windows i Outlook, ili ako imate Windows server i domen, M365 se uklapa bez trzavica.

Šta dobijate sa Google Workspace

Google Workspace donosi Gmail na vašem domenu, Google Drive, deljene kalendare, Google Meet i Docs/Sheets/Slides. Sve radi iz pregledača, bez instalacije softvera, na bilo kom uređaju.

Najveći argument za Workspace: mlađe firme, timovi koji su navikli na Gmail i rade uglavnom online, ili mešavina Windows i Mac računara gde ne želite da se bakćete kompatibilnošću.

Poređenje cena

Cene su se u poslednjih par godina praktično izjednačile, pa cena sama po sebi retko treba da bude presudan argument. Ono što realno pravi razliku u ukupnom trošku:

• da li vam treba samo mejl (najjeftiniji plan tipa Exchange Online Plan 1) ili kompletan Office paket
• koliko korisnika stvarno treba pun paket, a koliko samo osnovni nalog
• da li plaćate mesečno ili godišnje (godišnje je po pravilu jeftinije)

Konkretne cene po planu i broju korisnika možete videti u našoj ponudi Microsoft 365 licenci — bez skrivenih troškova, cena je cena.

Kada uzeti Microsoft 365

• Radite sa Excel tabelama iz poslovnog/knjigovodstvenog softvera
• Ljudi su navikli na Outlook i Word
• Imate ili planirate Windows server/domen
• Treba vam SharePoint za deljena dokumenta po odeljenjima

Kada uzeti Google Workspace

• Firma je mlađa, svi su već na Gmail nalogu
• Radite pretežno u pregledaču, malo desktop softvera
• Imate mešavinu Windows i Mac računara u kancelariji
• Bitna vam je jednostavnost više nego dubina funkcija

Migracija se radi bez prekida rada

Bez obzira koje rešenje izaberete, prelazak sa starog mejl servera ili besplatnog naloga radi se van radnog vremena — najčešće vikendom — tako da u ponedeljak svi rade normalno, sa celom istorijom pošte i kontakata prenetom.

Šta ako firma već koristi jedno, a razmišlja o promeni

Prelazak sa Google Workspace na Microsoft 365, ili obrnuto, je realna opcija, ne samo teoretska — najčešće se dešava kad firma poraste i počne da sarađuje sa partnerima ili klijentima koji rade u drugom sistemu, ili kad novi zaposleni dolaze sa navikama iz prethodne firme. Migracija podataka (mejlova, kontakata, fajlova) radi se u pozadini, obično tokom vikenda, i po pravilu ne zahteva da zaposleni menjaju svoje navike osim same platforme.

Trošak migracije zavisi od broja korisnika i količine podataka, ali je uglavnom jednokratan — nije razlog da ostanete na rešenju koje ne odgovara načinu na koji firma stvarno radi, samo zato što je već uvedeno.

Kombinacija oba sistema

Neke firme koriste oba sistema paralelno — na primer, Microsoft 365 za internu komunikaciju i dokumenta, a Google Workspace samo za tim koji svakodnevno sarađuje sa spoljnim agencijama koje rade u Google alatima. Ovo nije uobičajeno rešenje i po pravilu poskupljuje IT administraciju, pa ga preporučujemo samo kad postoji jasan razlog, ne kao podrazumevanu opciju.

Ako niste sigurni u koju kategoriju vaša firma spada, najbrži način da saznate je kratak razgovor o tome kako tim stvarno radi svaki dan.

Nismo ovde da vam guramo jedno rešenje. Recite nam kako vaši ljudi rade, mi vam kažemo koje od to dvoje pravi manje zabune, i pomažemo oko instalacije i licenci — pogledajte licence i pakete ili nas kontaktirajte za brzu preporuku.