Bekap za Office 365 – zašto Microsoft ne čuva vaše mejlove

Skoro svaka firma koja pređe na Microsoft 365 pretpostavi da su im podaci automatski „sigurni u cloudu“. To je delimično tačno — i baš ta polovina istine zna da napravi problem u najgorem trenutku.

Šta Microsoft stvarno radi

Microsoft održava infrastrukturu: serveri rade, sistem je dostupan, podaci su fizički bezbedni od požara ili kvara diska. To je ono za šta su odgovorni.

Ono za šta nisu odgovorni: da neko slučajno obriše mejlove, fajl ili čitav nalog, pa se to primeti tek za dva-tri meseca. Microsoft ima ograničen period čuvanja obrisanih stavki (obično 30-93 dana zavisno od tipa podataka) — posle toga, nema odakle da se vrati, čak ni njihova podrška ne može da pomogne.

Ovo se zove model podeljene odgovornosti — Microsoft čuva sistem da radi, firma je odgovorna da čuva svoje podatke.

Konkretni scenariji koje smo viđali

• Zaposleni ode iz firme, neko obriše njegov nalog i mejlove „da počisti“, a tri meseca kasnije treba im prepiska sa klijentom iz tog naloga
• Ransomware uđe preko fakture u PDF-u, zaključa ili obriše fajlove na OneDrive/SharePoint, a period čuvanja verzija je već istekao
• Nalog bude kompromitovan (ukradena lozinka), napadač obriše sadržaj da prikrije trag
• Neko slučajno obriše deljeni folder ceo tim koristi, i niko ne primeti odmah ko je i kada

U svakom od ovih slučajeva, bez posebnog bekapa, podaci su trajno izgubljeni — bez obzira što „sve je u cloudu“.

Šta pravi bekap rešenje radi drugačije

Prava bekap usluga pravi nezavisnu kopiju vaše pošte, fajlova i kalendara van Microsoft sistema, sa čuvanjem dovoljno dugo unazad (obično godinu dana ili duže, ne 30-90 dana). Ako nešto nestane — bilo greškom, bilo napadom — vraća se tačno ono što je bilo, ne aproksimacija.

Koliko to realno košta u odnosu na rizik

Bekap za Office 365 se plaća po korisniku mesečno ili godišnje, i u praksi je mali dodatak na cenu same licence. U poređenju sa cenom ponovnog kreiranja izgubljene prepiske, ugovora ili finansijskih podataka — ili, u gorem slučaju, otkupninom posle ransomware napada — ovo je jedna od retkih IT stavki gde je odluka zaista jednostavna.

Dvofaktorska prijava kao prva linija odbrane

Pre nego što uopšte dođe do pitanja bekapa, dvofaktorska prijava (2FA) sprečava veliku većinu pokušaja da neko uđe u nalog bez dozvole. Uključuje se besplatno i traje par minuta po korisniku — nema razloga da bude isključena.

Kako izgleda proces oporavka kad zatreba

Kad se otkrije da nešto nedostaje — mejl, folder ili ceo nalog — dobar bekap sistem omogućava da se povratak uradi u roku od nekoliko sati, ne dana. Bira se tačan datum sa kog se podaci vraćaju (na primer, jutro pre nego što je greška napravljena), i vraćaju se samo ti fajlovi ili mejlovi, bez diranja svega ostalog što je u međuvremenu urađeno. Ovo je ključna razlika u odnosu na Microsoftovo ograničeno čuvanje obrisanih stavki, koje nudi samo jednu, poslednju verziju i to u kratkom vremenskom prozoru.

To je jedna od retkih stavki u IT podršci gde je razlika u trošku zanemarljiva, a razlika u posledicama ogromna, pa je vredi rešiti odmah, a ne tek kad zatreba.

Ko je odgovoran za podešavanje bekapa

Bekap za Office 365 se ne podešava automatski kad kupite licencu — potrebno je da neko poveže bekap servis sa vašim Microsoft 365 nalogom i definiše koliko dugo se podaci čuvaju. To je jednokratno podešavanje koje traje kratko, ali se često zaboravi jer nije deo standardnog uključivanja novog korisnika. Kad radimo migraciju ili podešavanje Microsoft 365 naloga za klijenta, bekap uključujemo kao redovan korak, ne kao naknadnu opciju o kojoj se razmišlja tek posle prvog problema.

Ako trenutno koristite Office 365 bez posebnog bekapa, vredi proveriti šta bi se desilo da neko sutra obriše pogrešan folder. Pogledajte naše rešenje za bekap i oporavak podataka ili nas kontaktirajte za besplatnu proveru trenutnog stanja.